Todos tus documentos, ordenados por ti con conservación legal
Organiza, clasifica y localiza documentos empresariales al instante. Alertas de expiración automáticas, control de versiones e integración contable completa.
Organización Inteligente de Documentos
La estructura que necesita una gestoría para trabajar eficientemente
Carpetas Jerárquicas
Estructura automática: empresa, personal, facturas (recibidas/emitidas), fiscal, otras. Rutas canónicas garantizan que cada documento esté siempre donde debe estar.
Clasificación por IA
Asignación automática de códigos: RINV (factura recibida), SINV (factura emitida), DNI, NIE, NOM (nómina), KYC, contratos, documentos de identidad. Puntuación de confianza y sugerencias de corrección.
Etiquetas y Búsqueda
Etiquetas personalizadas por documento. Indexación de texto completo del texto OCR y los metadatos. Búsqueda instantánea por palabra clave, fecha, tipo o carpeta. Encuentra cualquier cosa al instante.
Alertas de Expiración
Establece fechas de expiración en documentos. Umbrales de alerta personalizables (crítica, advertencia, información). Notificaciones por correo e app. Cambio automático a estado 'Expirado'.
Control de Versiones
Snapshots completos de versiones anteriores. Revertir automáticamente a cualquier versión anterior. Registro de auditoría mostrando quién subió cada versión y cuándo.
Eliminación Suave y Retención
Borrado reversible: un documento en la papelera se puede recuperar durante 30 días. Los documentos vinculados a facturas, nóminas o expedientes KYC no se eliminan mientras dure su conservación legal. Todos los borrados quedan auditados.
Flujo de Gestión de Documentos
Desde la carga al archivo legal
- 1
1. Carga y Clasificación
Carga documentos (facturas, DNI, nóminas, contratos, etc.). IA los clasifica automáticamente por código y carpeta. La puntuación de confianza muestra la certeza de clasificación.
- 2
2. Etiqueta y Búsqueda
Añade etiquetas personalizadas. Busca por palabra clave, fecha o código. El índice de texto completo devuelve resultados al instante, incluso dentro de PDFs vía OCR.
- 3
3. Gestiona Versiones
Sustituye documentos cuando cambien. Las versiones anteriores se retienen. Revierte a cualquier versión anterior con un clic.
- 4
4. Alertas de Expiración
Documentos con fechas de expiración generan alertas automáticas. Notificación por correo + app. Todas las alertas se registran en el registro de auditoría.
- 5
5. Eliminación Reversible
Borrado reversible: el documento pasa a la papelera y se puede recuperar durante 30 días. Los documentos con conservación legal (facturas, nóminas, KYC) se mantienen durante su plazo.
Vinculado a Facturas y Nóminas
Los documentos se vinculan automáticamente a registros contables. Ve todos los documentos de soporte para una factura recibida o nómina en un clic. Pista de auditoría completa: documento → extracción IA → asiento contable → informe financiero.
- Cada documento vinculado a su factura o nómina
- Todos los soportes de un registro en un clic
- Trazabilidad completa: documento → extracción IA → asiento
- Nada archivado en el sitio equivocado
Cumplimiento Automático para Gestorías
Los documentos vinculados a facturas, nóminas, expedientes KYC o reclamaciones de impagados no se eliminan definitivamente mientras dure su plazo legal, aunque se envíen a la papelera. Queda auditado quién ve, descarga o restaura cada documento.
- Conservación legal de los documentos de facturas, nóminas y KYC
- Sin borrado definitivo de esos documentos dentro del plazo legal
- Borrado reversible con ventana de recuperación
- Acceso auditado: quién lo vio, descargó o restauró
Versus Gestión Manual de Archivos
| Unidades Compartidas / Carpetas Locales | BLURI Document Hub | |
|---|---|---|
| Clasificación de documentos | Manual por archivo. Requiere convención de nombres. Sin validación. | Automática por IA. Códigos estándar (RINV, SINV, DNI, etc.). Puntuación de confianza. |
| Búsqueda y localización | Búsqueda por nombre de archivo. Texto dentro de PDFs invisible. Lento. | Índice de texto completo. Búsqueda por palabra clave, etiqueta, fecha o código. Resultados instantáneos. |
| Alertas de expiración | Sin alertas. Hojas de cálculo manuales. Fácil de olvidar. | Alertas automáticas por correo + app. Umbrales personalizables. Registro de auditoría completo. |
| Control de versiones | Nombres como 'factura_v1, v2, v3'. Confuso. Sin historial. | Versiones automáticas numeradas. Snapshots completos. Revertir disponible. Registro de carga. |
| Conservación legal | Responsabilidad manual. Almacenamiento físico. Sin auditoría de eliminación. | Papelera recuperable 30 días; documentos de facturas, nóminas y KYC conservados durante su plazo legal. Auditoría completa. |
Disponible para Gestorías en
Conservación legal de los documentos KYC, alertas de caducidad, borrado reversible con auditoría y seguimiento automático del estado
Clasificación de códigos (RINV/SINV), vinculación a libros de ventas/compras, control de versiones
Conservación legal de los documentos contables, integración con los libros y auditoría por usuario
“Tener los documentos vinculados a facturas y nóminas nos ahorra horas buscando papeles, y la auditoría deja trazado cada paso.”
Preguntas Frecuentes
La IA lee el documento y asigna un código estándar (RINV para facturas recibidas, SINV para emitidas, DNI para documentos de identidad, NOM para nóminas, etc.). Aparece una puntuación de confianza. Si la confianza es baja, puedes corregirla manualmente. La IA aprende de las correcciones.
PDF, Word, Excel, imágenes (JPG, PNG) y otros formatos comunes. OCR extrae automáticamente el texto de PDFs e imágenes para que las búsquedas funcionen en todas partes.
Establece una fecha de expiración en cualquier documento. BLURI envía alertas automáticas (crítica si quedan <7 días, advertencia <14 días, información <30 días—personalizables por gestoría). Alertas por correo + notificación en app. Documento marcado automáticamente como 'Expirado' cuando pasa la fecha.
Sí. Los documentos borrados van a una papelera reversible y se pueden restaurar durante 30 días. Los que están vinculados a facturas, nóminas o expedientes KYC se conservan durante su plazo legal.
Los documentos vinculados a facturas, nóminas, expedientes KYC o reclamaciones de impagados no se eliminan definitivamente aunque se borren: siguen como registros borrados de forma reversible hasta que vence su plazo legal. Todo queda auditado: quién lo borró, cuándo y por qué.
Sí, a través del Portal de Cliente. Los clientes ven solo sus propios documentos, facturas, nóminas y formularios KYC. No pueden ver documentos de otros clientes. Las descargas se auditan completamente.
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